هذا الموضوع هو احد مواضيع سلسلة تنظيم المهام
يتبع اغلب الناس طريقة تقليدية لتنظيم مهامهم اليومية: أنشيء قائمه بالمهام التي تريد القيام بها اليوم، أحذف أي مهمه عند الانتهاء منها، وان تبقّت اي مهمّة عند نهاية اليوم فقم بنقلها الى قائمة اليوم التالي.
هذه طريقة غير عملية نهائياً، خاصة انها ستبدأ في تعويدك على القيام بتأجيل المهام وهو مما سيصعب القيام بها للسبب الذي ذكرته في الموضوع السابق.
شخصياً أتبع نظاماً رائعاً (ومختلفاً) لتنظيم المهام اليومية يسمى بـGetting Things Done (أو GTD كاختصار) تعلمته عن طريق كتاب يحمل نفس الاسم. لن أشرح ذلك النظام بالتفصيل، بل سأشرح بعض افكاره الاساسية التي استفدت منها كثيراً لتنظيم مهامي اليومية، وسأدعك تنفّذ تلك الافكار بالشكل الذي يناسبك. فليس هناك برنامج أو موقع مثلاً لتنظيم المهام يصلح للجميع.
جمع المهام
نبدأ بالمهم أولاً: ماهي “المهام” التي يجب أن تضعها في قائمة مهامك اليومية أصلاً؟
ببساطة، أي شيء يجب أن تقوم به مهما كان تافهاً، سواء كان حضور اجتماع مهم أو شراء قلم من المكتبة، ما عدا اي مهمة يمكنك القيام بها في أقل من دقيقتين (حسب تقديرك). تلك المهام يجب أن تجبر نفسك على القيام بها فوراً حتى لا تتراكم عليك وتجعل قائمة مهامك تبدو طويله بينما هي فعلياً مليئة بالمهام الصغيرة، وحتى تريح نفسك منها مباشرة.
قم بكتابة وجمع مهامك في مكان موحّد يمكنك حمله معك سواء كان ذلك المكان هو ورقه صغيره تحملها في جيبك أو في تطبيق على جوالك يحفظ لك مهامك (وهو ما افضّله). استخدم ذلك المكان لتسجيل أي مهمّة تخطر في بالك مباشرة في وقتها مهما كانت سخيفة، فعقلك لن يستطيع تذكّر كل ما كنت تنوي القيام في نهاية اليوم.
وتجنّب خطأ تحديد تواريخ أو أوقات معينة لتنفيذ مهامك. لا تقم بتحديد تاريخ أو وقت معيّن للقيام بالمهمة الا اذا كانت مهمّة يجب أن تقوم بها في ذلك الحين (تسديد فاتورة، اختبار، اجتماع، موعد في المستشفي…الخ)، وذلك حتى تتجنّب مسألة تأجيل المهام الى اليوم التالي.
لا تهتم بتصنيف المهام عند جمعها. فقط اجمعها في قائمة عامّه، وقم بتصنيفها وترتيبها لاحقاً عندما يسمح لك الوقت بذلك.
تصنيف المهام
يمكنك تصنيف المهام بطريقتين:
- حسب النوع: مثل “المشروع الفلاني”، “متطلبات المنزل”، “متطلبات المدرسة”….الخ.
- حسب السياق: مثل “في السوبرماركت”، “اذا كنت فاضي”، “في المكتب”، “مشاوير بالسيارة”….الخ
التصنيف الأول واضح ومعروف ولا يحتاج لشرح.
التصنيف الثاني قد يبدو غير مألوف. ما فائدة تصنيف المهام حسب السياق (context)؟ فائدتها كبيره في الحقيقة. فعند تصنيفك للمهام حسب السياق ستتمكّن فقط من رؤية تلك المهام التي تناسب الحالة أو المكان الموجود به الآن (أو الذي تنوي الذهاب اليه). فما الفائدة من رؤية 10 مهام خاصة بعملك الصباحي أمامك طوال الوقت وانت في المنزل؟ وما الفائدة من رؤية 5 مهام تتعلق بـ”مشاويرك الخاصة” وانت تعمل صباحاً في الشركة؟ وما الى ذلك.
شخصياً أقوم بتصنيف المهام باستخدام الطريقتين بما ان الموقع الذي استخدمه يسمح بذلك: اصنّف المهام أولاً حسب نوعها، ومن ثم اربط كل مهمة بسياق معيّن (أضع مثلا مهمة “شراء عصيرات اضافية للثلاجة” تحت تصنيف “متطلبات المنزل” وتحت سياق “في السوبرماركت”).
تنفيذ المهام
حسناً قمت بتجميع وتصنيف المهام، كيف تقوم بتنفيذها الآن؟
الق نظره على المهام التي قمت بتجميعها وحدّد المهمّة التي يمكنك القيام بها الآن. ركّز على المهمّة التالية فقط. اذا انتهيت من المهمّة أو أُجبرت على تركها لسبب أو لآخر، عد الى قائمة المهام واختر المهمّة التالية التي ستقوم بها. حدّد تلك المهمّة وركّز عليها حتى تنتهي منها.
لاحظ ان هذا النظام لا يعتمد على توزيع المهام على اوقات مختلفة في يومك، او ترتيبها بشكل تسلسلي، بل يدفعك للتركيز فقط على “المهمة التالية”. بهذه الطريقة ستتجنّب أيضاً الاحساس بالذنب في نهاية اليوم، اذ ان اهتمامك مُنصب على مهمة واحدة فقط، ولن تقوم بغيرها الا عند الانتهاء منها (او عند وجود مهمّة اخرى يجب عليك تنفيذها في وقت معين مثل سداد الفواتير او الاجتماعات كما ذكرت).
قم بمراجعة المهام المسجّلة لديك كل يوم (او متى ما استطعت) لمعرفة ان كان هناك ما يمكن ان تقوم به وقتها (او لتتذكّر ما يجب ان تقوم به)
الخلاصة
شرحت في هذا الموضوع أساس الطريقة التي اتبعها لتنظيم المهام، ولم اشرحها بحذافيرها، لأنني أؤمن بأن أفضل طريقة ستستخدمها لتنظيم مهامك هي تلك الطريقة التي ستبنيها بنفسك على الأساسات الموجودة في هذا الموضوع. فالبعض قد يفضّل تطبيق هذه الافكار باستخدام ورقة وقلم، وآخرون قد يفضّلون استخدام برامج على هواتفهم، وهناك من قد يفضّل استخدام موقع على الانترنت لتنظيم مهامه.
بكل الاحوال اتباع هذه الطريقة ليست حلاً سحرياً سيقوم بتنظيم مهامك مباشرة بمجرد استخدامها، بل هي طريقة يجب أن تمارسها لعدة أشهر حتى تعتاد عليها تماماً وتصبح شيئاً تقوم به بشكل بديهي. لا أبالغ ان قلت انك ستحتاج الى أجبار نفسك في البداية على الالتزام بها وتذكّر ما يجب ان تقوم به، ولكن في النهاية التنظيم الذي سيحصل في حياتك سيجعل الأمر يستحق ذلك وأكثر.
لا تزال هناك عدة أمور يمكنها تطوير قدرتك على تنظيم مهامك اليوميه بشكل كبير، ولكن لا أريد تعقيد الموضوع الآن، سأقوم بشرح تلك الأشياء الاضافية في مواضيع قادمة في هذه السلسلة. لكن دعنا الآن نستعرض خلاصة هذه الطريقة في نقاط:
- حدّد مكاناً لتجميع جميع المهام التي تخطر في بالك (ورقة، تطبيق جوال، موقع..الخ)، واجعل ذلك المكان سهل الوصول اليه في أي وقت تريد.
- سجّل كل ما يخطر على بالك من مهام بمجرّد التفكير بها.
- لا تقم بتسجيل أي مهمّة سيستغرق تنفيذها أقل من دقيقتين.
- صنّف المهام حسب النوع أو حسب السياق التي يمكن تنفيذها به، أو باستخدام الطريقتين سوياً. يمكنّك تصنيف المهام من التركيز بشكل أفضل عند اداء مهامك.
- ركّز على ما يمكنك أن تقوم به الآن فقط (المهمه التالية)، ولا تضيع وقتك في توزيع المهام على اوقات مختلفة في اليوم.
- راجع المهام المسجّلة لديك يومياً (او متى ما استطعت).
- لن تستطيع تنظيم مهامك باستخدام اي طريقة الا عند التزامك بها بشكل جدي، وقد تحتاج الى اجبار نفسك على استخدامها.
المواضيع القادمة في سلسلة تنظيم المهام ستعرّفك على عدة طرق تستطيع الاستعانة بها لتنظيم وتنفيذ مهامك اليومية.
اذا كانت لديك أية اسئلة، فلا تتردد بكتابتها في التعليقات.
12:51 م في يونيو 27th, 2011
جميل جداً بيفيدني شخصيا
اذا سمحت ممكن الموقع الي تستخدمه لتنظيم مهامك ؟
1:01 م في يونيو 27th, 2011
تدوينه مفيده اخي مشهور
يعطيك العافية
ماهي المواقع التي تنصح بها في تنظيم المهام؟ وماهي البرامج التي تستخدمها على هاتفك من فضلك؟
شكرا لك
1:45 م في يونيو 27th, 2011
صدقت انا تحطمت لاني حددت فتره زمنيه ومأسعفتني وتاحلت المهمه ايام عده
ياليت تزودنا بكل خبراتك بجدولة المهام لانها مهمه وتختصر في الوقت وتنظم يومك
مشكور ويعطيك الف عافيه
5:49 م في يونيو 27th, 2011
رائعة التدوينة. من فترة كنت أتكلم مع أحد من الشباب في المكتب عن الطرق الأنسب لتظيم المهمات. تدونتك تقريبا لخصت اللي قاله لي. الآن أصبح عندي مرجع! يعطيك العافية!
3:38 ص في يونيو 28th, 2011
شكرًا , شكرًا , شكرًا ^__^
4:12 ص في يونيو 28th, 2011
شكراً لكم جميعاً.
بالنسبه لي استخدم موقع toodledo.com لتنظيم المهام بالاضافة الى تطبيق Ultimate To-do list على الاندرويد.
لكن اختياراتي بتكون جدا صعبه لشخص بدأ الآن في تنظيم مهامه، لأنها تناسب المستخدمين المتقدّمين في تنظيم المهام اكثر من المبتدئين.
5:04 م في يونيو 28th, 2011
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
يعطيك ألف عافيه أخوي مشهور
أنا استخدم نظام الجي تي دي من فترة مو طويلة (سنة تقريبا)
نظام مدهش ببساطته واناقته وفعاليته
لكن
بعد استخدامي لنظام الجي تي دي لاحظت ان فيه اشياء كثيرة تحتاج تعديل
قبل ما أقول لكم التعديل الي سويته خليني أشارككم فهمي لفكرة السياق
السياق حسب نظام جي تي دي هو اما الشخص الي راح تقابله ( سياق مديرك مثلا) أو المكان الي بتكون فيه ( سياق البيت) أو سياق المورد الي بيكون متوفر لك ( سياق الكمبيوتر او التلفون مثلا ). السياق هو شيء فيزيائئ ملموس. ليش فيزيائي؟ الفكرة من السياق هي أنه يسوي لك نوع من الحصر على مهامك. مثلا انت عندك ٢٠٠ مهمة لازم تسويها. لما تكتبها في قائمة وحدة طويلة فإن اختيار المهمة المناسبة راح يكون صعب, لكن لما تقسمها على حسب السياق فراح يكون من السهل انك تختار المهمة التالية; لما تكون في العمل تنفذ المهام الي في سياق العمل, وفي البيت تنفذ مهام البيت وهكذا
هذي الفكرة ممتازة لكن فيها ثلاث مشاكل جذرية:
١ - إذا انت طالب ( مثل حالتي ) فأنت إما في الجامعة أو في البيت, فبتالي ماراح يكون عندك سياقات كثيرة تقسم على أساسها مهامك. وحتى لو حاولت انك تبتكر سياقات كثيرة, فراح تلاحظ أنك تقدر تنتقل من اي سياق لأي سياق في أي لحظة, وبالتالي أنت تقدر تسوي أي مهمة من المهام في أي وقت, وبالتالي التقسيم على أساس السياقات ما فادك بأي شيء
٢ - إذا انت كاتب, او مبرمج, أو طالب, أو مصمم فأنت كل شغلك عقلي , وكل شغلك يتسوى على الكمبيوتر, والكمبيوتر دايم معاك. نظام الجي تي دي مايعترف بالسياق العقلي. ممكن مثلا انت تحاول تقسم السياقات على حسب المواد الي عندك (سياق مادة الرياضيات, سياق مادة الفيزياء) لكن المشكلة ان السياق بالشكل هذا ماراح يساعدك في حصر المهام لأنك في كل لحظة تقدر تذاكر أي مادة. فالبشكل هذا, كتابتك للمهام في قائمة وحدة أو تقسيمها على حسب سياقات عقلية ماراح يؤدي لأي فرق .. لاحظ أخوي مشهور انك تقسم شغلك على حسب النوع .. بناء على نظام الجي تي دي المفروض أنك ما تقسم على حسب النوع .. تقسم فقط على حسب السياق بالإضافة لكتابتك قائمة المشاريع .. من تحليلي المتواضع انت شغلك ما يعتمد على سياقات فيزيائية وبالتالي طلعت لك المشكلة هذي واضطريت انك تبتكر حل التقسيم حسب النوع
٣ - لو افترضنا انك استطعت ان تقسم المهام الي عندك لسياقات كثيرة غير عقلية فنظام السياقات فيه مشكلة كبيرة جدا. نظام السياق يفترض دائما أنك تقوم بردة الفعل وليس الفعل نفسه
يعني الي يستخدم الجي تي دي يختار المهام بناء على السياق الي هو فيه .. طيب لو فيه شيء أنا أعتبره مهم بالنسبه لي فأنا عندي القدرة اني اغير سياقي الحالي لسياق أخر عشان انفذه .. نظام الجي تي دي مايعترف بأهمية المهمة … بل أن تقسيم المهام على حسب أهميتها هو شيء ضد كل أفكار الجي تي دي .. لو كان الجي تي دي دين فتقسيم المهام على حسب الأهمية هو شرك أكبر
الجي تي دي برضوة فية مشكلة جذرية في استخدام التقويم .. الجي تي دي يقول ما تكتب في التقويم إلا الأشياء الي لازم تسويها. بس وش معنى “لازم” في الجي تي دي؟ .. لازم يعني “ديد لاين” أو موعد مع شخص … طيب لو انا اتخذت بيني وبين نفسي وعد اني اسوي شيء في يوم معين؟ .. لو فيه شيء انا اعتبره مهم وابي اسويه في هذا اليوم؟ .. نظام الجي تي دي يقولك: لا
اخر مشكلة راح اطرحها عن الجي تي دي هي كالتالي: انت عندك مهام مقسمة على سياقات .. السؤال الي يطرح نفسه: من وين جت هذي المهام؟ .. انت عندك الة جمع وتجمع المهام .. المهام الي جمعتها من وين جمعتها؟ .. الجي تي دي يفترض انك وسط بيئة عمل وتتعرض لكثير من الضغوطات وآلة الجمع هي طريقتك لمواكبة هذا الضغط … وهذا في وجهة نظري غلط … المهام الي تبي تسويها المفروض تعبر عن اختياراتك وشخصيتك وقيمك .. مو شيء مفروض عليك .. النظام ( ومن أول فصل ) يقولك أن القيم هي شيء معقد, ومو ضرورية, ولا تعيرها اي اهتمام .. وعشان ما أظلم المؤلف في احد الفصول تكلم عن المناظير ( Perspectives ) وهي شيء قريب من القيم .. لكن ما كانت مرتبطة بالنظام ابد .. كانت فكرة جانبية طرحها في صفحتين وماربطها بالنظام
طيب ايش الحل مع كل هذي المشاكل؟
الجي تي دي نصف نظام وليس نظام كامل … نصف نظام رائع جدا وفعال لكنه ناقص
النصف الأخر هو نظام ( إدارة الأولويات ) لستيفن كوفي .. النظامين يكملون بعض
نظام إدارة الألويات يركز على رسالتك في الحياة وأهدافك بعيدة المدى وقيمك وشخصيتك واختياراتك .. اذا دمجته مع نظام الجي تي دي صار عندك النظام الكامل والكامل وجهه .. إذا انت مهتم بالنظام هذا أنصحك تتطلع على كتابة ( إدارة الأولويات – First Things First )
6:09 م في يونيو 28th, 2011
أجمل مذاق حين تضع رأسك على الوسادة وانت تبتسم لإنجازك كل المهام الخاصة بذلك اليوم أو أغلبها على الأقل
تحس بفخر^_^
11:36 م في يونيو 28th, 2011
اخوي سعود، السياق ممكن يكون اي شي (من اسمه واضح)، ماهو شرط شي فيزيائي. ممكن يكون فيه سياق وانت جالس مع اهلك او وانت طفشان او ايا كان، ممكن يعني يكون مزاج بعد. انت تحدد سياق معيّن تكون فيه عادة وثم تربط معه مهام تناسب هذا السياق.
وما طلعت لي فعلياً مشكله عشان اقسّم حسب النوع. التقسيم حسب النوع منطقي بالنسبة لي خاصة اني اشتغل على عدة مشاريع، واحتاج اجمع مهام كل مشروع مع بعض بشكل منفصل عشان اراقب كل مشروع صح، ما اقدر اخلطهم كلهم مع بعض.
وأخيراً، المهام اللي تجيك مو شرط من بيئتك، ممكن تكون مهام من بالك (يعني اشياء قررت انت تسويها). ماحد يجبرك تسوي شي ما تبي تسويه انت، النظام هذا فقط لتنظيم المهام، ما قال لك لا تسوي الا الاشياء اللي تجيك من برا. انت خذ طريقة التنظيم وما عليك وش قال المؤلف في اول الكتاب او آخر الكتاب. شخصياً يهمني فقط طريقة التنظيم بغض النظر عن رأي المؤلف في الامور الاخرى بالحياة.
10:58 م في يونيو 30th, 2011
أعجبتني فكرة السياق مرة عملية إن شاء الله راح أطبقها.وشكراً مشهور على هذا المجهود.
4:16 م في يوليو 20th, 2011
يعطيك العافيه اخووي مشهور ..
وضح لي من خلال تدوينتك بأن النظام الى حد ما [ ممتاز جدا ] ..
جاري التجربه .. والقراءه عنه اكثر ..
شاكر لك ..
واتمنى ان تتقبلني كقارئ جديد في مدونتك
متمني لك التوفيق والنجاح
اخووك / عبدالعزيز الدهيمي
3:09 م في سبتمبر 26th, 2011
انا مبتدئه وين ممكن القى موقع مثل اللي تستخدمه ينفع لي ؟ (كمبتدئه)
7:02 ص في ديسمبر 8th, 2011
بصراحة الموضوع جداً رائع – شكرا لانك خليت غيرك يسفيد
1:12 ص في ديسمبر 19th, 2011
أشكرك بحق
3:48 م في يناير 16th, 2012
اول موضوع رد عليه و الصراحة ابداع
الواحد يحتاج ينظم وقته
شكرا لك
4:12 م في أبريل 7th, 2012
هل يمكن شرح لبرنامج خاص بتنظيم المهام يتميز بالبساطة او يعد نقطة بداية
11:11 ص في أكتوبر 9th, 2012
اشكرك
11:11 ص في أكتوبر 9th, 2012
بس ياريت تحطوو جدول
7:16 م في أكتوبر 18th, 2012
جزاك لله خير
أتسآل لماذا لا تقوم بتأليف كتبااا !
2:26 م في أكتوبر 25th, 2012
أستخدم طريقة ستيفن كوفي في تنظيم المهام الأسبوعيه
استفدت منها تقريبا في الإنجاز 60%
ولم تكن استراتجيه في تنظيم المهام اليوميه
بارك لله فيك وزادك علما
2:28 م في أكتوبر 25th, 2012
ولم تكن لدي*
2:26 م في نوفمبر 13th, 2012
شكرا علي المعلومات القيمه والتي استفدت منها كثير
ولكن كنت اتمني لو نموذج شكل الورقه للترتيب المهام فيها كيف يكون مثلا
6:31 م في فبراير 21st, 2013
اليوم فجأة طحت على هالمدونة .. قد شفت شعار سعودي قيمرز ونشب براسي بس مادريت في مدزنة جميلة هنا
وحركة تنظيم المهام على حسب المزاج مب شينة بس كلام العمر بعد مفيد جدا .. احب ردود الناس تعطي كم وجهة نظر للقارئ
شكرا على تدويناتك استفدت شخصيا .. وخاصة من تدوينة أشياء مانعرفه عن جوبز (شفت الكتاب بجرير بس تغاليته) p:
أشوى اني قريت هالكلام لأني الفترة الأخيرة تركت المهام لأني حسيت أني أعقد حياتي عالفاضي .. والصدق اني صرت فاضية فضاوة قبيحة بدون مهام وبنهاية الترم يتكدس علي كل شي … هذا غير أني أنسى كثييييير وأتورط كثير من هالحركة وسبحان الله كتابة المهام تخفف من حالة النسيان بحالتي
يقول الشاعر ( والي بغيته نسيته يوم خليته) .. اكتبوا وتوكلوا على الله ثم استخيروا وابدأوا بعد ترتيب مهامكم بالأهمية والله يوفقكم .
6:33 م في فبراير 21st, 2013
أنا شخصيا أحب الورقة والقلم .. لأن مافي زي شعور قلم الحبر الناشف على المهمة الي تنتهي للأبد ..
للأمام يامشهور .